Cómo redactar un e-mail o una nota de prensa

¿Cómo se redacta un e-mail o correo electrónico? ¿Qué aspectos son importantes en una nota que queramos hacer llegar a la prensa? Ya sea en papel físico o a través de Internet, las comunicaciones que hagamos en nuestro nombre o en el de nuestra empresa deben ser correctas y efectivas.

En otros capítulos hemos visto cuáles son las Fases de la redacción y los Principios lógicos de escritura. Siguiendo esas nociones, vamos a completar la información acerca de cómo elaborar de manera adecuada un e-mail o una nota de prensa.

Correo Electrónico

Se trata de las comunicaciones que difundimos a través de los servidores de correo convencionales como Gmail, Hotmail o Yahoo u otros particulares de comunicación interna.

simbolo e mail

Lo único que se observa en el buzón es el remitente y el asunto. Es importante por ello que elijamos las palabras correctas para el segundo, que sea un asunto breve y descriptivo.

En cuanto a las pautas de estilo, es aconsejable:

  • Ubicar la información importante al principio
  • Evitando expresiones que puedan llevar a confusión
  • Elaborar un mensaje conciso y breve
  • Con estilo sencillo y directo, sin frialdad ni excesiva cordialidad
  • Evitando las mayúsculas, sinónimo de alzar la voz al hablar
  • Revisión ortográfica

Si queremos incluir muchos datos en el envío, una tabla de cifras, un texto legal o cualquier otro documento, es preferible enviarlo como adjunto y si su peso o tamaño es demasiado elevado, aconsejable comprimirlo con alguna herramienta como IZArc.

Aunque ya hemos dicho que lo primero que ve el receptor en el buzón es el remitente, no es redundante, sino importante, incluir el nombre también al final del cuerpo del texto. Es la firma que incluiríamos en papel y puede ir acompañada de algún dato más, como nuestro cargo o número de teléfono.

Nota de Prensa

Es el texto que queremos hacer llegar a los medios para que estos lo difundan. Puede tratarse de asuntos personales como denuncias, descubrimientos o avisos, pero principalmente son una heramienta empresarial.

Se usa para difundir novedades sobre productos, servicios o cambios; y tratar de mejorar su propia imagen corporativa, informando sobre resultados, patrocinios o actividades culturales.

Si se trata de un envío físico, es aconsejable usar papel que incluya el membrete de nuestra compañía y que la redacción siga el manual de estilo y correción de la misma.

nota de prensa

En los correos electrónicos, adjuntaremos siempre un archivo de imagen con el logo de nuestra marca. Además, podemos usar Internet para poseer un catálogo de nuestros envíos o Press Room.

En esta plataforma, se pueden poner a disposición de los interesados todas las notas de prensa que hemos enviado y las imágenes que acompañen a esta información.

Claras las formalidades, existen otras pautas recomendadas:

  • Debe incluir sólo información relevante
  • De manera clara y concisa
  • Mejor en una sola página
  • Con la información importante en
    • Título
    • Primer epígrafe
    • Primer párrafo

Lo relevante tiene que ir al principio porque no siempre se nos dará el espacio que hemos ocupado. Empezando con lo importante, facilitamos el trabajo a los intermediarios y evitamos perder información de interés si estos recortan el texto.

La información debe ser veraz, exacta y comprobada. Una vez mandada, es verdaderamente difícil sofocar un error y dar marcha atrás en cualquier asunto.

Es importante que incluyamos los datos de contacto, un teléfono, página web o dirección de correo. Además de darnos a conocer, damos la posibilidad de contacto ante cualquier duda o sugerencia.

En siguientes capítulos, la claves en la elaboración de una carta formal y las diapositivas para una presentación.

Fdo: Joe Lodi

Acerca de Javi Avilés

Periodista Digital Freelance. Social Media, Marketing, Comunicación y Formación. Redes sociales y soluciones web, posicionamiento, SEO, blog, contenido y branding.

Publicado el 8 de junio de 2012 en Joe LodiGo, Joe-Comunicación, Joe-Internet, Joe-Marketing y etiquetado en , , , , , , , , , , . Guarda el enlace permanente. 6 comentarios.

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