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Cómo redactar un e-mail o una nota de prensa

¿Cómo se redacta un e-mail o correo electrónico? ¿Qué aspectos son importantes en una nota que queramos hacer llegar a la prensa? Ya sea en papel físico o a través de Internet, las comunicaciones que hagamos en nuestro nombre o en el de nuestra empresa deben ser correctas y efectivas.

En otros capítulos hemos visto cuáles son las Fases de la redacción y los Principios lógicos de escritura. Siguiendo esas nociones, vamos a completar la información acerca de cómo elaborar de manera adecuada un e-mail o una nota de prensa.

Correo Electrónico

Se trata de las comunicaciones que difundimos a través de los servidores de correo convencionales como Gmail, Hotmail o Yahoo u otros particulares de comunicación interna.

simbolo e mail

Lo único que se observa en el buzón es el remitente y el asunto. Es importante por ello que elijamos las palabras correctas para el segundo, que sea un asunto breve y descriptivo.

En cuanto a las pautas de estilo, es aconsejable:

  • Ubicar la información importante al principio
  • Evitando expresiones que puedan llevar a confusión
  • Elaborar un mensaje conciso y breve
  • Con estilo sencillo y directo, sin frialdad ni excesiva cordialidad
  • Evitando las mayúsculas, sinónimo de alzar la voz al hablar
  • Revisión ortográfica

Si queremos incluir muchos datos en el envío, una tabla de cifras, un texto legal o cualquier otro documento, es preferible enviarlo como adjunto y si su peso o tamaño es demasiado elevado, aconsejable comprimirlo con alguna herramienta como IZArc.

Aunque ya hemos dicho que lo primero que ve el receptor en el buzón es el remitente, no es redundante, sino importante, incluir el nombre también al final del cuerpo del texto. Es la firma que incluiríamos en papel y puede ir acompañada de algún dato más, como nuestro cargo o número de teléfono.

Nota de Prensa

Es el texto que queremos hacer llegar a los medios para que estos lo difundan. Puede tratarse de asuntos personales como denuncias, descubrimientos o avisos, pero principalmente son una heramienta empresarial.

Se usa para difundir novedades sobre productos, servicios o cambios; y tratar de mejorar su propia imagen corporativa, informando sobre resultados, patrocinios o actividades culturales.

Si se trata de un envío físico, es aconsejable usar papel que incluya el membrete de nuestra compañía y que la redacción siga el manual de estilo y correción de la misma.

nota de prensa

En los correos electrónicos, adjuntaremos siempre un archivo de imagen con el logo de nuestra marca. Además, podemos usar Internet para poseer un catálogo de nuestros envíos o Press Room.

En esta plataforma, se pueden poner a disposición de los interesados todas las notas de prensa que hemos enviado y las imágenes que acompañen a esta información.

Claras las formalidades, existen otras pautas recomendadas:

  • Debe incluir sólo información relevante
  • De manera clara y concisa
  • Mejor en una sola página
  • Con la información importante en
    • Título
    • Primer epígrafe
    • Primer párrafo

Lo relevante tiene que ir al principio porque no siempre se nos dará el espacio que hemos ocupado. Empezando con lo importante, facilitamos el trabajo a los intermediarios y evitamos perder información de interés si estos recortan el texto.

La información debe ser veraz, exacta y comprobada. Una vez mandada, es verdaderamente difícil sofocar un error y dar marcha atrás en cualquier asunto.

Es importante que incluyamos los datos de contacto, un teléfono, página web o dirección de correo. Además de darnos a conocer, damos la posibilidad de contacto ante cualquier duda o sugerencia.

En siguientes capítulos, la claves en la elaboración de una carta formal y las diapositivas para una presentación.

Fdo: Joe Lodi

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San Miguel y su cerveza de un lugar llamado Mundo

San Miguel se apunta un tanto con el nuevo spot para televisión ‘Ciudadanos de un lugar llamado Mundo. Año II’. La empresa cervecera sigue así con la campaña que comenzó con éxito en 2011. Una sociedad multicultural que lo celebra con una cerveza en la mano y un gran trabajo de Marketing detrás.

San Miguel ha reunido esta vez a varios artistas para interpretar el tema ‘Everything you didn’t do’. Los protagonistas siguen siendo los ciudadanos de ese “lugar llamado Mundo”. Esta vez, Delafé y las Flores Azules dejan paso a Jamie Cullum, Carlos Sadness, Frank T y Nita de Fuel Fandango como cantantes, músicos y representantes.

anuncio san miguel

La agencia *S,C,P,F… es la madre de la criatura. Superando el primer episodio, han conseguido el objetivo que subyace de la campaña de San Miguel, mejorar la consideración de su cerveza. Que aun si prefieres otra marca, pongas buena cara o tararees la canción al ver o beberte una San Miguel. Más difícil puede ser que esa relación no acabe este verano.

“Voy a romper la ventana que nos separa, colarme bailando en tu casa. Ojos azules, marrones o verdes, vidas en bares de cielos celestes. Somos millones y te sigo y me sumo, seamos ciudadanos de un lugar llamado Mundo”.

anuncio san miguel cullum

Entre pianos, libretas, camiones de San Miguel y botellines de cerveza, Cullum y Sadness empiezan a dar forma al tema. El rapero Frank T y Nita se suman después para nombrarnos “compañeros al andar” , ofrecernos todo lo que piensan, cantan, dicen o hacen, invitarnos a sonreir y recordarnos que “sólo somos uno”.

Al final y tras un minianuncio san miguel nitaconcierto en plena calle, los cuatro terminan brindando sentados en una terraza, celebrando ser ciudadanos de ese “lugar llamado Mundo” con una San Miguel en la mano.

La campaña tiene presencia también en Internet. San Miguel ha utilizado Facebook como plataforma para su promoción de cartelería y ha monitorizado el hashtag #lacancióndesanmiguel. Además, en su canal de Youtube, podemos disfrutar de momentos de la grabación en Londres y el rodaje en Barcelona, y conocer mejor a los protagonistas en tres vídeos más.

San Miguel, “Una cerveza de un lugar llamado Mundo” y una compañía detrás a la que felicitar por una gran campaña. Disfrutad del vídeo, de la canción y de la cerveza, “salud”.

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‘Proyecto ciudadanos de un lugar llamado Mundo’. Año II

Online como solución

La situación actual ha llevado a las empresas a reducir de manera abultada el número de contrataciones y aumentar considerablemente la lista de despidos. Ante esto, los emprendedores. Si no hay nadie dispuesto a contratar, ¿por qué no ofrecer el producto o servicio sin intermediarios?

Los autónomos que han probado suerte con el comercio, están tardando en adaptarse al nuevo mundo, el mundo online. Ya hemos visto algunos datos sobre comercio electrónico, ahora nos centramos en observar las claves de este fenómeno y clarificar el proceso de creación, venta y servicio online.

tienda-online

¿Por qué estar online?

  • Gran mercado. En España, el número de usuarios de Internet se ha disparado en los últimos tiempos, creciendo 10 millones en solo 3 años para situarse en 30 millones de internautas, con una conexión diaria que ronda el 75%.
  • Menos competencia. Como ya hemos visto, la presencia de la actividad empresarial en la red no es masiva, existiendo una menor y menos feroz competencia que en el mercado físico.
  • Hay demanda. Pese a la mala situación económica, las cifras de venta online están en pleno crecimiento, alcanzando una gran fidelización y reduciendo al mínimo la desconfianza en las operaciones.
  • Servicio total. Globalizado, 24 horas y en cualquier lugar.

Poner en marcha una tienda online

Usando los distintos medios que aquí se han propuesto, hay que seguir unos pasos diferenciados para materializar nuestro negocio online:

  • Fijar objetivos. Número de ventas, de clientes, beneficio…
  • Definir la estructura y el contenido. Catálogo, cuestionario, razón social…
  • Diseño web. Facilitar el proceso, hacerlo atractivo…
  • Sacar partido a la web. Vender, informar, atender…
  • Medir la eficacia. Resultados económicos, retorno de inversión…
  • Atraer y fidelizar clientes. Garantizar ventajas, promociones…
  • Optimizar y actualizar contenidos. Reposición de imágenes, destacados, noticias, productos…tienda-online-carro

El proceso de venta

¿Qué necesitamos y cuáles son las claves para cada paso en la transferencia online?

  • Venta
    • Disposición de la plataforma, la tienda online
    • Sistema de cobro seguro para empresa y cliente
    • Logística necesaria para el correcto envío y recepción del producto
  • Marketing
    • Publicidad online. Banners, email marketing…
    • Boca a boca. Uso de las redes sociales
    • Promoción. SEO, SEM, marketing de contenidos
  • Postventa
    • Análisis y medición de los resultados
    • Fidelización de los clientes, servicio postventa
    • Venta cruzada, proveedor de lo necesario y complementario para el aprovechamiento de todos los productos

Marketing de contenidos efectivo: Ricontenido

Ya hemos dicho en otras ocasiones que el contenido es la Mano del Rey del Marketing. Si somos capaces de crear y exponer buen contenido, este se encargará de generar clientes, lectores o seguidores, lo llamaremos ricontenido.

En el ámbito empresarial, es primordial saber qué queremos lograr con ese contenido y quién es el agente idóneo para generarlo. Es posible utilizar el contenido propio, que permite un mayor control aunque quizá reste alcance.

contenido_ricontenido

Si contratamos ese contenido de una fuente externa se dará el fenómeno contrario, el incremento del alcance supondrá una disminución del control sobre el mismo.

En el punto exacto que cumpla mejor con nuestras habilidades y necesidades, utilizaremos el contenido como arma de marketing para lograr unos objetivos. En la elaboración y selección del mismo están las claves de su éxito.

[Objetivos del ricontenido]

¿Para qué sirve el ricontenido? Con él podemos lograr metas y cumplir funciones. La demanda de las mismas puede provenir tanto de los clientes como de nosotros mismos, en referencia a nuestra marca o un determinado producto. En la unión debe estar el contenido y a ella debe servir.

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  • Ser reconocidos como expertos. Demuestra y expón tus conocimientos para convertirte en referencia.
  • Mantener la relación con los clientes.  Dirígete a ellos en tus publicaciones, posibilita la respuesta y alienta el feedback.
  • Captar nuevos contactos. Haz que te encuentren y empieza nuevas relaciones con posibles clientes o seguidores.
  • Incrementar el alcance de tu Social Media. Utiliza las redes sociales como plataforma de exposición y comunicación de contenido característico y original, de manera que quede relacionado con tu imagen o marca.

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[Claves del ricontenido]

¿A qué llamamos ricontenido? El contenido rinde a nuestros intereses y para hacerlo de manera efectiva, debe cumplir unos requisitos.

  • Encontrable. Las palabras clave, el primer y último párrafo, la dirección URl y los enlaces, comparten protagonismo con otros conceptos de programación. 

Así, el contenido de las etiquetas h1 y h2, los metadatos o metainformación o el uso de etiquetas alt para las imágenes, tienen importancia para la indexación en buscadores.

  • Legible. La presentación del contenido debe ser esclarecedora, ir en favor de la lectura o visualización de los receptores y ser la adecuada para cada plataforma. En este sentido, cabe destacar que en numerosas ocasiones es preciso un contenido ojeable, que sirva a primera vista.

Digamos que a veces, muchas veces, influye más tener un vídeo muy bueno que esforzarnos en un gran texto acompañándolo, o que incluyendo una gráfica de calidad, la interpretación de la misma pasa desapercibida.

  • Comprensible. El contenido debe encontrarse, poder leerse y por supuesto, ser el adecuado. Hay que observar diversas variables a la hora de elaborarlo o seleccionar intermediarios.

Elegir  la plataforma, el tipo de mensaje, la presencia del audiovisual y las características propias de cada colectivo receptor, es decir el tipo de público.

  • Accionable. El contenido debe invitar a la participación. El público que recibe el mensaje, es el mismo y único que puede comentarlo, compartirlo o dirigirse a otro contenido relacionado.
  • Compartible. La clave de convertir al contenido en compartible no está solo en disponer de un botón de Twitter o Facebook, se trata de lograr una respuesta emocional, generar en el público ganas de dar a conocer ese contenido, de compartir las sensaciones o utilidades desprendidas del mismo.

[Resumidas cuentas: Ricontenido³]

  1. Para logras nuestros objetivos por contenido, hay que alcanzar lo que llamamos ricontenido.
  2. Estos objetivos son ser reconocidos como expertos, mantener las relaciones, lograr un mayor alcance y encontrar nuevos contactos.
  3. El ricontenido es y debe ser encontrable, legible, comprensible, accionable y compartible.

El Rey, la tecnología, King Kong y los clientes

La prensa está en plena fase de transformación. Va dejando víctimas como la edición impresa de Público o los puestos de trabajo de los afectados por los ERE de Intereconomía y El País.

Parte de esa transformación se ve afectada por la aparición de nuevos canales de comunicación para los grandes conglomerados que controlan los medios. Una opción creciente es la plataforma digital, la prensa para internautas en medios online.

Estos nuevos clientes son exigentes de la misma forma que lo eran antes. Que no haya un pago directo por la lectura del periódico en el navegador no significa que hayan dejado de serlo. Por ello, la comunicación en Internet debe atender a tres aspectos netamente importantes.

King & King-Kong

Ya sabemos que muchos llaman The King, el Rey, al contenido y aunque otros lo veamos como La Mano del Rey, llegamos a un acuerdo en cuanto a la posición de la distribución como King-Kong del proceso. Así lo definía Carlos Relloso, de Prisa Digital en OMExpo 2012 Madrid.

El contenido mueve a los usuarios, pero el objetivo es ser capaz de personalizarlo y que sea relevante en ese momento. Se consigue con una buena distribución.

Audiencias -> Clientes

Para convertir a la audiencia en clientes seguiremos cuatro pasos claros:

  • Escuchar. Ofreciendo puntos de contacto y aprovechando la información que en ellos recojamos.
  • Generar. Proponer contenidos nuevos, originales o interesantes y generar valor.
  • Engagement. Mantener la relación directa y personal con la audiencia.
  • Comunidad. Con nuestra información, la de los demás y su presencia fiel podremos hilvanar fuertes lazos de unión.

Al hablar de clientes, hablamos de negocio y necesariamente hemos de atender al beneficio. El simple hecho de construir una sólida Comunidad ya es un retorno pero, ¿qué hay del dinero? Internet permite diversas acciones para la monetización:

-Ingesos derivados del E-commerce, la venta de aplicaciones de movilidad o los co-registros (al registrarse un usuario, cedemos la dirección de correo a otra empresa).

-Beneficio generado por la publicidad o el cobro por acceso a determinado contenido.

-Monetización procedente de acciones de e-mail marketing y marketing de comportamiento, como enviar un cupón de descuento.

Tecnología e Innovación

Las novedades tecnológicas son clave para la relación con la audiencia y su posterior conversión en clientes. Es la pieza clave que facilita la generación de contenido y su posterior distribución efectiva.

De desarrollo propio o externo, nos permite mayor rapidez y presencia multiplataforma. Además, dota de herramientas para monitorizar, seguir, medir y analizar los resultados.

Podemos descubrir y aprovechar también nuevas oportunidades de negocio, alternativas de producto. Así lo ha hecho Prisa con cupones en Planeo o Unidad Editorial con sus cursos online.

Si decíamos al principio que la prensa está en transformación, ni qué decir tiene el proceso en el que está inmersa la tecnología, mutante por definición. Así, el negocio online persigue mejoras en tres ámbitos y a su logro deben dirigirse los cambios:

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