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Cómo redactar un e-mail o una nota de prensa

¿Cómo se redacta un e-mail o correo electrónico? ¿Qué aspectos son importantes en una nota que queramos hacer llegar a la prensa? Ya sea en papel físico o a través de Internet, las comunicaciones que hagamos en nuestro nombre o en el de nuestra empresa deben ser correctas y efectivas.

En otros capítulos hemos visto cuáles son las Fases de la redacción y los Principios lógicos de escritura. Siguiendo esas nociones, vamos a completar la información acerca de cómo elaborar de manera adecuada un e-mail o una nota de prensa.

Correo Electrónico

Se trata de las comunicaciones que difundimos a través de los servidores de correo convencionales como Gmail, Hotmail o Yahoo u otros particulares de comunicación interna.

simbolo e mail

Lo único que se observa en el buzón es el remitente y el asunto. Es importante por ello que elijamos las palabras correctas para el segundo, que sea un asunto breve y descriptivo.

En cuanto a las pautas de estilo, es aconsejable:

  • Ubicar la información importante al principio
  • Evitando expresiones que puedan llevar a confusión
  • Elaborar un mensaje conciso y breve
  • Con estilo sencillo y directo, sin frialdad ni excesiva cordialidad
  • Evitando las mayúsculas, sinónimo de alzar la voz al hablar
  • Revisión ortográfica

Si queremos incluir muchos datos en el envío, una tabla de cifras, un texto legal o cualquier otro documento, es preferible enviarlo como adjunto y si su peso o tamaño es demasiado elevado, aconsejable comprimirlo con alguna herramienta como IZArc.

Aunque ya hemos dicho que lo primero que ve el receptor en el buzón es el remitente, no es redundante, sino importante, incluir el nombre también al final del cuerpo del texto. Es la firma que incluiríamos en papel y puede ir acompañada de algún dato más, como nuestro cargo o número de teléfono.

Nota de Prensa

Es el texto que queremos hacer llegar a los medios para que estos lo difundan. Puede tratarse de asuntos personales como denuncias, descubrimientos o avisos, pero principalmente son una heramienta empresarial.

Se usa para difundir novedades sobre productos, servicios o cambios; y tratar de mejorar su propia imagen corporativa, informando sobre resultados, patrocinios o actividades culturales.

Si se trata de un envío físico, es aconsejable usar papel que incluya el membrete de nuestra compañía y que la redacción siga el manual de estilo y correción de la misma.

nota de prensa

En los correos electrónicos, adjuntaremos siempre un archivo de imagen con el logo de nuestra marca. Además, podemos usar Internet para poseer un catálogo de nuestros envíos o Press Room.

En esta plataforma, se pueden poner a disposición de los interesados todas las notas de prensa que hemos enviado y las imágenes que acompañen a esta información.

Claras las formalidades, existen otras pautas recomendadas:

  • Debe incluir sólo información relevante
  • De manera clara y concisa
  • Mejor en una sola página
  • Con la información importante en
    • Título
    • Primer epígrafe
    • Primer párrafo

Lo relevante tiene que ir al principio porque no siempre se nos dará el espacio que hemos ocupado. Empezando con lo importante, facilitamos el trabajo a los intermediarios y evitamos perder información de interés si estos recortan el texto.

La información debe ser veraz, exacta y comprobada. Una vez mandada, es verdaderamente difícil sofocar un error y dar marcha atrás en cualquier asunto.

Es importante que incluyamos los datos de contacto, un teléfono, página web o dirección de correo. Además de darnos a conocer, damos la posibilidad de contacto ante cualquier duda o sugerencia.

En siguientes capítulos, la claves en la elaboración de una carta formal y las diapositivas para una presentación.

Fdo: Joe Lodi

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Las 5 fases de la redacción

Antes de empezar a escribir cualquier documento, podemos plantearnos qué pasos seguir en su desarrollo, pues como dijo Charles Kettering, “Un problema bien planteado es un problema medio resuelto”.

Además, si seguimos los 7 principios lógicos de escritura, el problema es mucho menor, nos haremos entender y alcanzaremos el propósito de nuestro texto. Así, podemos dividir la tarea en 5 puntos o fases de la redacción.

I – Análisis de la audiencia

Consiste en reconocer las claves del receptor, la parte ajena a nosotros que recibirá el mensaje. Para ello, debemos responder algunas cuestiones:

  • ¿Quiénes son mis lectores?
  • ¿Qué puesto desempeñan? ¿Qué tono utilizar?
  • ¿Cuánto conocen sobre el tema? ¿Qué contenido y vocabulario incluir?
  • ¿Cómo reaccionarán? ¿Qué respuesta busco?
  • ¿Cuál es el estilo más idóneo?
  • ¿Cómo utilizarán el documento?

escritor_espada

Si no hay una correcta evaluación de estas variables, podemos incurrir en errores de escritura después. El lector tiene que comprender el texto y retener lo importante del mismo en una primera lectura. Para lograrlo, nuestra intención será ser comprendidos, no transmitir sólo lo que nos interesa.

Hay que cuidar mucho esta fase, el lector es lo más importante del texto y como dijo Joseph Joubert, “Para escribir bien no basta con despertar la atención y retenerla, hay que satisfacerla”.

II – Identificación del propósito del escrito y respuesta deseada

Diferenciamos muchos tipos de texto. Propuestas, solicitud de propuesta, informes sobre problemas, de factibilidad, de situación, comerciales, anuncios de acta de reunión, de cambios, órdenes de compra, memo informativo, asignación de trabajos…

Dependiendo del tipo de comunicación que queremos realizar, nuestros propósitos serán diferentes. Aunque algunos sirven para más de un fin, éstos son los principales y algunos ejemplos:

  • Persuadir. Informar sobre un problema convenciendo de que no lo es.
  • Recomendar. Alabar las cualidades del producto que vendemos.
  • Pedir, solicitar. Postularse para un puesto de trabajo.
  • Analizar. Plantear la situación de nuestra empresa.
  • Informar. Avisar de la suspensión de una reunión.
  • Motivar. Enviar información sobre un curso que ofrecemos.
  • Proponer. Ofrecer el puesto a un comercial para nuestra empresa.
  • Responder. Aceptar o denegar la propuesta de un socio.
  • Explicar. Dar las razones sobre un cambio inesperado.
  • Anunciar. Publicar en una web la incorporación de un nuevo miembro.

III – Definición de posibles epígrafes

Una vez conocemos el propósito del escrito y la respuesta que deseamos, elegimos la distribución en epígrafes para adaptarla al tipo de texto, siendo variable el número de partes idóneas para cada cual.

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Como ya hemos dicho en otras ocasiones, es primordial usar el número justo de palabras. Más aun si consideramos las palabras de Miguel de Cervantes, “No hay razonamiento, que aunque sea bueno, siendo largo lo parezca”.

IV – Escritura y estructuración del texto

Disponemos del guión, propósito y epigrafiado, y ya podemos empezar a redactar el borrador. Sin tener en cuenta el orden final, es adecuado comenzar por el epígrafe que menos dificultoso nos resulte, el que mejor conozcamos.

Si hablamos de coherencia y sencillez, es recomendable usar vocabulario entendible para facilitar la lectura y comprensión, huyendo de sinónimos complicados y poco frecuentes, así como organizar el texto en construcciones simples: Sujeto + Verbo + Complementos.

Como dijo Anthony Hope, “A menos de ser un genio, lo mejor es hacerse inteligible”. Para ello, tenemos en cuenta algunos consejos más:

  • Evitar redundacias. Subir arriba, adjunto remito…
  • Evitar el exceso de infinitivos.
  • Utilizar sentencias positivas en detrimento de las negativas.
  • Evitar expresiones gastadas. Muy señor mío…
  • Evitar extranjerismos si es posible.
  • Utilizar formas activas en detrimento del pasivo, que da menos información, en frases más largas y menos ágiles.

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V – Revisión y correción

Escrito el borrador, queda revisarlo y corregirlo. Es la última fase de la escritura, fundamental en palabras de Gonzalo Martín Vivaldi, “Hay que releer siempre el escrito como si fuera de otro y no dudes nunca en tachar lo que consideres supérfluo”.

Con este repaso, aseguramos algunas claves a la hora de redactar para los demás:

Es recomendable que esta segunda lectura la realice también otra persona para tener en cuenta su opinión. Si no es posible, lo ideal es hacer un lectura en voz alta, una correción de oído, del texto completo. Así, podemos observar el escrito como un todo antes de realizar las correcciones que cada epígrafe precise.

Hasta aquí los pasos necesarios para redactar un buen texto. En siguientes posts veremos algunos aspectos propios de cada tipo de escrito, ya sean correos electrónicos, notas de prensa, cartas formales y presentaciones con diapositivas.

El Rey, la tecnología, King Kong y los clientes

La prensa está en plena fase de transformación. Va dejando víctimas como la edición impresa de Público o los puestos de trabajo de los afectados por los ERE de Intereconomía y El País.

Parte de esa transformación se ve afectada por la aparición de nuevos canales de comunicación para los grandes conglomerados que controlan los medios. Una opción creciente es la plataforma digital, la prensa para internautas en medios online.

Estos nuevos clientes son exigentes de la misma forma que lo eran antes. Que no haya un pago directo por la lectura del periódico en el navegador no significa que hayan dejado de serlo. Por ello, la comunicación en Internet debe atender a tres aspectos netamente importantes.

King & King-Kong

Ya sabemos que muchos llaman The King, el Rey, al contenido y aunque otros lo veamos como La Mano del Rey, llegamos a un acuerdo en cuanto a la posición de la distribución como King-Kong del proceso. Así lo definía Carlos Relloso, de Prisa Digital en OMExpo 2012 Madrid.

El contenido mueve a los usuarios, pero el objetivo es ser capaz de personalizarlo y que sea relevante en ese momento. Se consigue con una buena distribución.

Audiencias -> Clientes

Para convertir a la audiencia en clientes seguiremos cuatro pasos claros:

  • Escuchar. Ofreciendo puntos de contacto y aprovechando la información que en ellos recojamos.
  • Generar. Proponer contenidos nuevos, originales o interesantes y generar valor.
  • Engagement. Mantener la relación directa y personal con la audiencia.
  • Comunidad. Con nuestra información, la de los demás y su presencia fiel podremos hilvanar fuertes lazos de unión.

Al hablar de clientes, hablamos de negocio y necesariamente hemos de atender al beneficio. El simple hecho de construir una sólida Comunidad ya es un retorno pero, ¿qué hay del dinero? Internet permite diversas acciones para la monetización:

-Ingesos derivados del E-commerce, la venta de aplicaciones de movilidad o los co-registros (al registrarse un usuario, cedemos la dirección de correo a otra empresa).

-Beneficio generado por la publicidad o el cobro por acceso a determinado contenido.

-Monetización procedente de acciones de e-mail marketing y marketing de comportamiento, como enviar un cupón de descuento.

Tecnología e Innovación

Las novedades tecnológicas son clave para la relación con la audiencia y su posterior conversión en clientes. Es la pieza clave que facilita la generación de contenido y su posterior distribución efectiva.

De desarrollo propio o externo, nos permite mayor rapidez y presencia multiplataforma. Además, dota de herramientas para monitorizar, seguir, medir y analizar los resultados.

Podemos descubrir y aprovechar también nuevas oportunidades de negocio, alternativas de producto. Así lo ha hecho Prisa con cupones en Planeo o Unidad Editorial con sus cursos online.

Si decíamos al principio que la prensa está en transformación, ni qué decir tiene el proceso en el que está inmersa la tecnología, mutante por definición. Así, el negocio online persigue mejoras en tres ámbitos y a su logro deben dirigirse los cambios:

Social Media: Preguntas, dudas, certezas y respuestas

Si hablamos de Social Media, tendemos rápidamente a relacionar el concepto con las redes sociales. La redes sociales del medio, de Internet en este caso pero, ¿qué son las redes sociales y qué podemos obtener de ellas?

Pasado, Presente y Futuro

Si bien ahora todo el mundo habla de ellas y tiene muy claro que su sitio es Internet, las redes sociales no son algo nuevo, lo son el Twitter, el Facebook o Pinterest.

En los 50’s ya se hablaba de captación, fidelización, vínculos y retención y para 1960 ya se definían las redes sociales:

Las Redes Sociales son estructuras sociales compuestas de grupos de personas conectadas por uno o varios tipos de relación, tales como amistad, parentesco o interés común.

Una certeza, teniendo en cuenta el carácter social de la ciencia y la aplicación de la estadística a la misma, es la curva de adopción de la tecnología, ¿dónde están ahora las redes sociales?

Tras la explosión del fenómeno, en estos momentos estamos cerca del abismo de decepción, debemos encontrar motivos para la esperanza y herramientas que culminen con la estabilidad de la meseta de productividad.

Según observamos la curva, podemos prevenir el futuro pero, ¿pueden predecir las redes sociales el futuro? Aunque sin bolas de cristal y utilizando una lógica parecida a la empleada para la curva de adopción, podemos sacar conclusiones de lo que ya hemos visto para proyectar lo que veremos.

Así, las redes sociales han sido vía de aviso y ejecución de fenómenos como las revueltas de la Primavera Árabe, son muy útiles en el seguimiento frenético de los movimientos bursátiles y de la información que desprenden, se podría determinar el comportamiento de compra de la población. Como vemos, son muchos y muy distintos los campos de estudio para su aplicación.

Engagement, Publicidad, Venta y Rendimiento

Queda más romántico, pero es casi utópico, otorgar a las redes sociales la función de lograr el tan socorrido Engagement. Facilita la interacción multilateral pero, pensando de forma materialista, lo que  supone es una forma novedosa de Publicidad, una porción de reciente nacimiento, surgida del montante publicitario total y restada de otras parcelas como la televisión o los medios escritos.

Si el objetivo principal es vender, con las redes sociales podemos potenciar la imagen de marca, adelantarnos buscando leads en foros, hilos de post o abriendo bien los oídos virtuales para escuchar qué dicen de ella.

Un aumento de seguidores viene acompañado del incremento de la visibilidad y con sólo un click, las nuevas tecnologías y la irrupción del e-commerce,  nos permiten efectuar una venta, obteniendo el beneficio económico de toda transacción.

Sin embargo, conseguir muchos clicks no puede considerarse rendimiento por sí mismo. Para conocer el rendimiento es indispensable marcar unos objetivos, ¿cuántos clicks, qué ROI y qué felicidad o engagement preveo generar? Hay muchas formas de medir ese rendimiento, la analítica tradicional, el Big Data o los métodos semánticos de reciente implantación sirve a este fin.

Andres Álvarez @afalvarez, de Expansión.com, estuvo en OMExpo Madrid 2012  y fijó un rendimiento medio adecuado para el uso de las redes sociales.

  • Por cada 100 quejas, 20 clientes retenidos
  • Por cada 100 preguntas, 90 clientes satisfechos
  • Por cada 100 consultas, 30 ventas efectuadas
  • Por cada 100 reclamaciones a la competencia, 5 clientes nuevos

Empresa, Utilidad y Contenido

La intención no debe ser integrar las redes sociales a todos los ámbitos de la empresa. Con las redes, lo que se instala es un sistema de comunicación que permite eliminar los intermediarios.

La verdadera utilidad de los social media está en el contenido y su misión principal es consumirlo y generarlo. La información se extrae de las redes sociales, se filtra por categorías, se analiza con ayuda de indicadores y se obtiene un reporte, susceptible a su vez de ser respuesta. Por algo El contenido es la Mano del Rey.

Los 10 Mandamientos de la Publicidad Online

“Los medios están cada vez más fragmentados, el protagonismo es para las redes sociales y los usuarios han obtenido el poder sobre las marcas

En OMExpo, @manuelmercader de Ontwice, quiso empezar su exposición ‘Qué no hacer en Publicidad Online’ con estas premisas. A continuación enunció una serie de cosas a evitar, pautas que seguimos a la hora de elaborar esta tabla sagrada del Marketing Online.

I – ‘Many to Many’ sobre todas las cosas

‘One to Many’. Es decir, mejor comunicar desde muchos para muchos, no ser el único portavoz de tu mensaje. Los usuarios pueden ayudarte en esta tarea con su participación.

II – No tomarás el nombre de ‘San Viral’

Fija bien las espectativas. Además de un buen mensaje, hace falta una manera original y efectiva de encender la mecha.

III – El consumidor será el centro de las fiestas

Hay que lograr que sea el centro del plan. Es más fácil crear pequeñas hogueras con participantes alrededor. La suma de todas formará el campamento, nuestra comunidad.

IV – Honrarás a tu target y medirás tus resultados

Hay que estudiar al público objetivo, así como medir los resultados obtenidos de las acciones ejecutadas. Entra el uso de las matemáticas ante la importancia de las cifras.

“Sé que estoy tirando el 50% del presupuesto en Marketing, pero no puedo saber qué 50% exactamente”. Esta frase de director de empresa está en peligro de extinción, debido en gran parte a las herramientas de medición masiva.

V – No abusarás de la comunicación comercial

Los avisos sobre descuentos, nuevos productos u ofertas no pueden superar el 25% del total de las comunicaciones.

VI – No buscarás relaciones de forma impura

Es decir, no intentarás crear relaciones basadas en campañas. Es una forma de entrar en contacto, no un perpetuo ni único modo de contacto.

VII – Desarrollarás estrategias integradas

Hay que aplicar la creatividad que permite el Social Media. A su vez, antes de desarrollar la promoción, será importante elaborar un plan de medios.

VIII – Usarás múltiples dispositivos

Un mismo usuario puede tener distintos comportamientos. Consigue llegar a él teniendo en cuenta todas las posibilidades: pc, móvil, iPad, para la oficina, el tren o el sofá…

IX – Aprovecharás las opciones de Performance Marketing

Consigue la identificación de los intereses particulares, conocimientos y hábitos de gasto de los consumidores y paga únicamente por resultados. Es el efecto del llamado Marketing de guerrilla o BTL.

X – Te reciclarás continuamente

Absorve y aplica las novedades al ritmo que marca la evolución online. Recapacita, piensa y posiciónate teniendo en cuenta el ambiente.

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