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Cómo escribir una carta formal, comercial o empresarial

Cae en desuso por las nuevas tecnologías, creemos que en un sobre solo puede haber facturas y pensamos que Correos solo existe para ir a recoger paquetes. Sin embargo, una carta puede solucionarte la vida, o el negocio.

liebre durmiendoEl fax adelantó por la derecha, se echó a dormir a la sombra como liebre frente a tortuga, y el e-mail se ha convertido en la forma favorita de comunicación. Ya hemos visto en este ciclo sobre la redacción y los principios lógicos  de escritura, cuál es la mejor manera de comunicarnos a través del correo electrónico o las diapositivas.

Asimismo se dan situaciones que precisan un recado físico de nuestras intenciones plasmadas en papel, el envío de una carta. Debemos aprovechar la concepción más personal de este tipo de comunicaciones.

Los buzones virtuales están saturados de información y miles de máquinas se encargan diariamente del envío de comunicaciones. Tu edad, situación, la participación en un concurso o el nivel de estudios puede ser suficiente para ser destinatario de esas cartas virtuales.

La persona que abre una carta con el remite manuscrito, sabe que habla con una persona y debemos considerar este hecho como una oportunidad y un valor añadido. Vamos a ver algunas claves y normas básicas para sacar el máximo partido a esta práctica.

El planteamiento

Si es relevante que una persona física sea el emisor, crucial se presenta el hecho de que también una persona es la receptora. Por ello, antes de comenzar a redactar, consideramos a quién nos dirigimos y elegimos el método de escritura adecuado.

Hay que entablar un diálogo imaginario y orientar nuestras palabras a las necesidades del lector. Tomando la perspectiva del lector, hemos de ser capaces de responder algunas cuestiones del escrito:

¿De qué se trata?    ¿En qué me afecta?    ¿Qué debo hacer al respecto?

Si nosotros mismos no podemos inferir del texto las respuestas, el lector tampoco podrá hacerlo. Si en este examen averiguamos cuál será la actitud del lector, podemos usar diferentes técnicas de escritura.

escritor azul

Método Deductivo

Lo elegimos si preveemos una actitud positiva, de agrado o interés objetivo del lector por el contenido.

Podemos comenzar haciendo referencia a la idea positiva o central del asunto para después pasar a los detalles. Para finalizar, es adecuado usar una frase relacionada con el inicio del mensaje o palabras que reflejen una idea positiva.

Método Inductivo

Podemos esperar una bienvenida menos afectuosa e interesada por parte del lector. En ese caso, diferenciamos la razón del descontento para plantear la estructura secuencial del mensaje.

Desagrado: Empezamos con un mensaje neutro, hablando de hechos y lo que se deduce de ellos, para exponer después la idea negativa (problema). Continuamos con un mensaje positivo (solución) y finalizamos con otra indicación neutra.

Desinterés: Intentamos comenzar con algo llamativo para explicar luego los argumentos relativos al tema central. Es importante acabar recordando de alguna manera la idea principal del escrito.

La Estructura

A parte de las secuencias intencionales vistas en el planteamiento, el contenido completo de la carta cumple una estructura ordenada que seguir.

sobre azul

Inicio

Fecha. Datar la carta es imprescindible. En la esquina superior derecha y con este estilo: Madrid, 20 de Junio de 2012.

No es adecuado decir En antes de la ciudad niaprecediendo a la fecha. Es mejor la minúscula para el mes, los números para el día y evitar los puntos en la cifra del año.

Encabezamiento. Dirigirse con respeto no es sinónimo de ampuloso tratamiento o uso de expresiones anticuadas. Mejor usar Estimado que otras como Muy señor mío para dirigirnos al lector.

Debemos saber quién es e indicarlo a continuación, ya sea una persona o un grupo, pero evitando las dobles formas que quedan ya en otro tiempo, ya sean del tipo Estimado/a o Sr/Sra.

Cuerpo

Basaremos el texto en construcciones sintácticas adecuadas, evitando los gerundios (Respondiendo) al inicio y las expresiones formales anticuadas como Para su conocimientooEl motivo de la presente.

Dependiendo del motivo y la respuesta esperada o deseada, usaremos el método deductivo o inductivo en cualquiera de sus variables.

Cierre

Hay que seguir los mismos preceptos que para el cuerpo, evitar formas como Esperando que, Sin otro particular o Quedo a su disposición. Además, es deseable acabar con un mensaje positivo y alentador, directo, sencillo y sin circunloquios.

Existen además fórmulas de cierre que demuestran interés y disposición sin caer en el uso de expresiones viejunas como las que hemos comentado. Nos sirven recursos como Cordialmente, Atentamente, Saludos cordiales, Con afecto, Un abrazo…

cartero azul

Firma. Esencial reflejar al final quién es el emisor de la carta. Incluiremos el nombre, el cargo si se trata de una misiva empresarial y la rúbrica.

Posdata. Una frase corta, de una línea como máximo, que queremos hacer constar al final. Se escribe precedida de la señal P.D. (Post Data) o P.S. (Post Scriptum) y puede ser muy útil:

– Para llamar la atención sobre algo mencionado en el texto.

– Para aportar algún dato nuevo a destacar por algún motivo.

Llamar la atención es muy importante en todos los escritos, pero más aun si se trata de una comunicación comercial o carta de ventas. Para ello, es muy recurrido el método AIDA, que vemos en el siguiente post de la serie sobre redacción y escritura.

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Cómo redactar un e-mail o una nota de prensa

¿Cómo se redacta un e-mail o correo electrónico? ¿Qué aspectos son importantes en una nota que queramos hacer llegar a la prensa? Ya sea en papel físico o a través de Internet, las comunicaciones que hagamos en nuestro nombre o en el de nuestra empresa deben ser correctas y efectivas.

En otros capítulos hemos visto cuáles son las Fases de la redacción y los Principios lógicos de escritura. Siguiendo esas nociones, vamos a completar la información acerca de cómo elaborar de manera adecuada un e-mail o una nota de prensa.

Correo Electrónico

Se trata de las comunicaciones que difundimos a través de los servidores de correo convencionales como Gmail, Hotmail o Yahoo u otros particulares de comunicación interna.

simbolo e mail

Lo único que se observa en el buzón es el remitente y el asunto. Es importante por ello que elijamos las palabras correctas para el segundo, que sea un asunto breve y descriptivo.

En cuanto a las pautas de estilo, es aconsejable:

  • Ubicar la información importante al principio
  • Evitando expresiones que puedan llevar a confusión
  • Elaborar un mensaje conciso y breve
  • Con estilo sencillo y directo, sin frialdad ni excesiva cordialidad
  • Evitando las mayúsculas, sinónimo de alzar la voz al hablar
  • Revisión ortográfica

Si queremos incluir muchos datos en el envío, una tabla de cifras, un texto legal o cualquier otro documento, es preferible enviarlo como adjunto y si su peso o tamaño es demasiado elevado, aconsejable comprimirlo con alguna herramienta como IZArc.

Aunque ya hemos dicho que lo primero que ve el receptor en el buzón es el remitente, no es redundante, sino importante, incluir el nombre también al final del cuerpo del texto. Es la firma que incluiríamos en papel y puede ir acompañada de algún dato más, como nuestro cargo o número de teléfono.

Nota de Prensa

Es el texto que queremos hacer llegar a los medios para que estos lo difundan. Puede tratarse de asuntos personales como denuncias, descubrimientos o avisos, pero principalmente son una heramienta empresarial.

Se usa para difundir novedades sobre productos, servicios o cambios; y tratar de mejorar su propia imagen corporativa, informando sobre resultados, patrocinios o actividades culturales.

Si se trata de un envío físico, es aconsejable usar papel que incluya el membrete de nuestra compañía y que la redacción siga el manual de estilo y correción de la misma.

nota de prensa

En los correos electrónicos, adjuntaremos siempre un archivo de imagen con el logo de nuestra marca. Además, podemos usar Internet para poseer un catálogo de nuestros envíos o Press Room.

En esta plataforma, se pueden poner a disposición de los interesados todas las notas de prensa que hemos enviado y las imágenes que acompañen a esta información.

Claras las formalidades, existen otras pautas recomendadas:

  • Debe incluir sólo información relevante
  • De manera clara y concisa
  • Mejor en una sola página
  • Con la información importante en
    • Título
    • Primer epígrafe
    • Primer párrafo

Lo relevante tiene que ir al principio porque no siempre se nos dará el espacio que hemos ocupado. Empezando con lo importante, facilitamos el trabajo a los intermediarios y evitamos perder información de interés si estos recortan el texto.

La información debe ser veraz, exacta y comprobada. Una vez mandada, es verdaderamente difícil sofocar un error y dar marcha atrás en cualquier asunto.

Es importante que incluyamos los datos de contacto, un teléfono, página web o dirección de correo. Además de darnos a conocer, damos la posibilidad de contacto ante cualquier duda o sugerencia.

En siguientes capítulos, la claves en la elaboración de una carta formal y las diapositivas para una presentación.

Fdo: Joe Lodi

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