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Las 5 fases de la redacción

Antes de empezar a escribir cualquier documento, podemos plantearnos qué pasos seguir en su desarrollo, pues como dijo Charles Kettering, “Un problema bien planteado es un problema medio resuelto”.

Además, si seguimos los 7 principios lógicos de escritura, el problema es mucho menor, nos haremos entender y alcanzaremos el propósito de nuestro texto. Así, podemos dividir la tarea en 5 puntos o fases de la redacción.

I – Análisis de la audiencia

Consiste en reconocer las claves del receptor, la parte ajena a nosotros que recibirá el mensaje. Para ello, debemos responder algunas cuestiones:

  • ¿Quiénes son mis lectores?
  • ¿Qué puesto desempeñan? ¿Qué tono utilizar?
  • ¿Cuánto conocen sobre el tema? ¿Qué contenido y vocabulario incluir?
  • ¿Cómo reaccionarán? ¿Qué respuesta busco?
  • ¿Cuál es el estilo más idóneo?
  • ¿Cómo utilizarán el documento?

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Si no hay una correcta evaluación de estas variables, podemos incurrir en errores de escritura después. El lector tiene que comprender el texto y retener lo importante del mismo en una primera lectura. Para lograrlo, nuestra intención será ser comprendidos, no transmitir sólo lo que nos interesa.

Hay que cuidar mucho esta fase, el lector es lo más importante del texto y como dijo Joseph Joubert, “Para escribir bien no basta con despertar la atención y retenerla, hay que satisfacerla”.

II – Identificación del propósito del escrito y respuesta deseada

Diferenciamos muchos tipos de texto. Propuestas, solicitud de propuesta, informes sobre problemas, de factibilidad, de situación, comerciales, anuncios de acta de reunión, de cambios, órdenes de compra, memo informativo, asignación de trabajos…

Dependiendo del tipo de comunicación que queremos realizar, nuestros propósitos serán diferentes. Aunque algunos sirven para más de un fin, éstos son los principales y algunos ejemplos:

  • Persuadir. Informar sobre un problema convenciendo de que no lo es.
  • Recomendar. Alabar las cualidades del producto que vendemos.
  • Pedir, solicitar. Postularse para un puesto de trabajo.
  • Analizar. Plantear la situación de nuestra empresa.
  • Informar. Avisar de la suspensión de una reunión.
  • Motivar. Enviar información sobre un curso que ofrecemos.
  • Proponer. Ofrecer el puesto a un comercial para nuestra empresa.
  • Responder. Aceptar o denegar la propuesta de un socio.
  • Explicar. Dar las razones sobre un cambio inesperado.
  • Anunciar. Publicar en una web la incorporación de un nuevo miembro.

III – Definición de posibles epígrafes

Una vez conocemos el propósito del escrito y la respuesta que deseamos, elegimos la distribución en epígrafes para adaptarla al tipo de texto, siendo variable el número de partes idóneas para cada cual.

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Como ya hemos dicho en otras ocasiones, es primordial usar el número justo de palabras. Más aun si consideramos las palabras de Miguel de Cervantes, “No hay razonamiento, que aunque sea bueno, siendo largo lo parezca”.

IV – Escritura y estructuración del texto

Disponemos del guión, propósito y epigrafiado, y ya podemos empezar a redactar el borrador. Sin tener en cuenta el orden final, es adecuado comenzar por el epígrafe que menos dificultoso nos resulte, el que mejor conozcamos.

Si hablamos de coherencia y sencillez, es recomendable usar vocabulario entendible para facilitar la lectura y comprensión, huyendo de sinónimos complicados y poco frecuentes, así como organizar el texto en construcciones simples: Sujeto + Verbo + Complementos.

Como dijo Anthony Hope, “A menos de ser un genio, lo mejor es hacerse inteligible”. Para ello, tenemos en cuenta algunos consejos más:

  • Evitar redundacias. Subir arriba, adjunto remito…
  • Evitar el exceso de infinitivos.
  • Utilizar sentencias positivas en detrimento de las negativas.
  • Evitar expresiones gastadas. Muy señor mío…
  • Evitar extranjerismos si es posible.
  • Utilizar formas activas en detrimento del pasivo, que da menos información, en frases más largas y menos ágiles.

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V – Revisión y correción

Escrito el borrador, queda revisarlo y corregirlo. Es la última fase de la escritura, fundamental en palabras de Gonzalo Martín Vivaldi, “Hay que releer siempre el escrito como si fuera de otro y no dudes nunca en tachar lo que consideres supérfluo”.

Con este repaso, aseguramos algunas claves a la hora de redactar para los demás:

Es recomendable que esta segunda lectura la realice también otra persona para tener en cuenta su opinión. Si no es posible, lo ideal es hacer un lectura en voz alta, una correción de oído, del texto completo. Así, podemos observar el escrito como un todo antes de realizar las correcciones que cada epígrafe precise.

Hasta aquí los pasos necesarios para redactar un buen texto. En siguientes posts veremos algunos aspectos propios de cada tipo de escrito, ya sean correos electrónicos, notas de prensa, cartas formales y presentaciones con diapositivas.

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Social Media: Preguntas, dudas, certezas y respuestas

Si hablamos de Social Media, tendemos rápidamente a relacionar el concepto con las redes sociales. La redes sociales del medio, de Internet en este caso pero, ¿qué son las redes sociales y qué podemos obtener de ellas?

Pasado, Presente y Futuro

Si bien ahora todo el mundo habla de ellas y tiene muy claro que su sitio es Internet, las redes sociales no son algo nuevo, lo son el Twitter, el Facebook o Pinterest.

En los 50’s ya se hablaba de captación, fidelización, vínculos y retención y para 1960 ya se definían las redes sociales:

Las Redes Sociales son estructuras sociales compuestas de grupos de personas conectadas por uno o varios tipos de relación, tales como amistad, parentesco o interés común.

Una certeza, teniendo en cuenta el carácter social de la ciencia y la aplicación de la estadística a la misma, es la curva de adopción de la tecnología, ¿dónde están ahora las redes sociales?

Tras la explosión del fenómeno, en estos momentos estamos cerca del abismo de decepción, debemos encontrar motivos para la esperanza y herramientas que culminen con la estabilidad de la meseta de productividad.

Según observamos la curva, podemos prevenir el futuro pero, ¿pueden predecir las redes sociales el futuro? Aunque sin bolas de cristal y utilizando una lógica parecida a la empleada para la curva de adopción, podemos sacar conclusiones de lo que ya hemos visto para proyectar lo que veremos.

Así, las redes sociales han sido vía de aviso y ejecución de fenómenos como las revueltas de la Primavera Árabe, son muy útiles en el seguimiento frenético de los movimientos bursátiles y de la información que desprenden, se podría determinar el comportamiento de compra de la población. Como vemos, son muchos y muy distintos los campos de estudio para su aplicación.

Engagement, Publicidad, Venta y Rendimiento

Queda más romántico, pero es casi utópico, otorgar a las redes sociales la función de lograr el tan socorrido Engagement. Facilita la interacción multilateral pero, pensando de forma materialista, lo que  supone es una forma novedosa de Publicidad, una porción de reciente nacimiento, surgida del montante publicitario total y restada de otras parcelas como la televisión o los medios escritos.

Si el objetivo principal es vender, con las redes sociales podemos potenciar la imagen de marca, adelantarnos buscando leads en foros, hilos de post o abriendo bien los oídos virtuales para escuchar qué dicen de ella.

Un aumento de seguidores viene acompañado del incremento de la visibilidad y con sólo un click, las nuevas tecnologías y la irrupción del e-commerce,  nos permiten efectuar una venta, obteniendo el beneficio económico de toda transacción.

Sin embargo, conseguir muchos clicks no puede considerarse rendimiento por sí mismo. Para conocer el rendimiento es indispensable marcar unos objetivos, ¿cuántos clicks, qué ROI y qué felicidad o engagement preveo generar? Hay muchas formas de medir ese rendimiento, la analítica tradicional, el Big Data o los métodos semánticos de reciente implantación sirve a este fin.

Andres Álvarez @afalvarez, de Expansión.com, estuvo en OMExpo Madrid 2012  y fijó un rendimiento medio adecuado para el uso de las redes sociales.

  • Por cada 100 quejas, 20 clientes retenidos
  • Por cada 100 preguntas, 90 clientes satisfechos
  • Por cada 100 consultas, 30 ventas efectuadas
  • Por cada 100 reclamaciones a la competencia, 5 clientes nuevos

Empresa, Utilidad y Contenido

La intención no debe ser integrar las redes sociales a todos los ámbitos de la empresa. Con las redes, lo que se instala es un sistema de comunicación que permite eliminar los intermediarios.

La verdadera utilidad de los social media está en el contenido y su misión principal es consumirlo y generarlo. La información se extrae de las redes sociales, se filtra por categorías, se analiza con ayuda de indicadores y se obtiene un reporte, susceptible a su vez de ser respuesta. Por algo El contenido es la Mano del Rey.

Los 10 Mandamientos de la Publicidad Online

“Los medios están cada vez más fragmentados, el protagonismo es para las redes sociales y los usuarios han obtenido el poder sobre las marcas

En OMExpo, @manuelmercader de Ontwice, quiso empezar su exposición ‘Qué no hacer en Publicidad Online’ con estas premisas. A continuación enunció una serie de cosas a evitar, pautas que seguimos a la hora de elaborar esta tabla sagrada del Marketing Online.

I – ‘Many to Many’ sobre todas las cosas

‘One to Many’. Es decir, mejor comunicar desde muchos para muchos, no ser el único portavoz de tu mensaje. Los usuarios pueden ayudarte en esta tarea con su participación.

II – No tomarás el nombre de ‘San Viral’

Fija bien las espectativas. Además de un buen mensaje, hace falta una manera original y efectiva de encender la mecha.

III – El consumidor será el centro de las fiestas

Hay que lograr que sea el centro del plan. Es más fácil crear pequeñas hogueras con participantes alrededor. La suma de todas formará el campamento, nuestra comunidad.

IV – Honrarás a tu target y medirás tus resultados

Hay que estudiar al público objetivo, así como medir los resultados obtenidos de las acciones ejecutadas. Entra el uso de las matemáticas ante la importancia de las cifras.

“Sé que estoy tirando el 50% del presupuesto en Marketing, pero no puedo saber qué 50% exactamente”. Esta frase de director de empresa está en peligro de extinción, debido en gran parte a las herramientas de medición masiva.

V – No abusarás de la comunicación comercial

Los avisos sobre descuentos, nuevos productos u ofertas no pueden superar el 25% del total de las comunicaciones.

VI – No buscarás relaciones de forma impura

Es decir, no intentarás crear relaciones basadas en campañas. Es una forma de entrar en contacto, no un perpetuo ni único modo de contacto.

VII – Desarrollarás estrategias integradas

Hay que aplicar la creatividad que permite el Social Media. A su vez, antes de desarrollar la promoción, será importante elaborar un plan de medios.

VIII – Usarás múltiples dispositivos

Un mismo usuario puede tener distintos comportamientos. Consigue llegar a él teniendo en cuenta todas las posibilidades: pc, móvil, iPad, para la oficina, el tren o el sofá…

IX – Aprovecharás las opciones de Performance Marketing

Consigue la identificación de los intereses particulares, conocimientos y hábitos de gasto de los consumidores y paga únicamente por resultados. Es el efecto del llamado Marketing de guerrilla o BTL.

X – Te reciclarás continuamente

Absorve y aplica las novedades al ritmo que marca la evolución online. Recapacita, piensa y posiciónate teniendo en cuenta el ambiente.

Twitter y la empresa en 11#

Como decía en el anterior post, José Luis Orihuela ha querido, en el TwitCampus del Salón Mi Empresa 2012, sintetizar la utilidad de Twitter en la empresa con 10 hashtags. Para hacerlo aún más fácil, añadimos el #(0), primero hay que estar.

#estar (0)

Nuestra cuenta de Twitter nos proporciona una identidad propia en la red. Una empresa puede tener un mal servicio y una cuenta ejemplar en Twitter. O la situación contraria, con un producto fabuloso en sus manos, hacer una promoción desastrosa en Twitter. Lo ideal, demostrar un buen servicio con una buena presencia. Empieza por el principio.

#escuchar (1)

Es gratis. Te permite conocer todo tipo de opiniones y puede tener un uso productivo. En las Redacciones periodísticas, recoger una declaración nunca ha sido tan fácil como ahora. Basta con chequear de vez en cuando el Timeline o hacer uso de la búsqueda, para saber cuándo y quién dice qué sobre lo que quieras saber,  digamos que “la radio es la abuelita de twitter”.

#responder (2)

Muy fácil. A cualquier pregunta, incidencia, duda o cumplido. Ojo, la respuesta no tiene por qué ser pública ni siempre conveniente. En ocasiones, será mejor usar la doctrina de no contestar al cansino “don’t feed the troll”  en palabras de Orihuela.

#preguntar (3)

Hablemos de… Elige el tema y los interlocutores para empezar una conversación en cualquier momento. Cada vez es más fácil encontrar respuestas en Twitter, más si tenemos en cuenta que la participación ha pasado de los 28 tuits por segundo en 2008, a más de 4 mil cada segundo el pasado año.

#conversar (4)

De lo que sea en Twitter, un libro nuevo, un evento, una efeméride o cualquier tema que sea tendencia en un momento determinado. Se puede participar en los Trending Topics del momento, “conversaciones emergentes en las últimas 24 horas con participación de usuarios distintos en la última”.

#fidelizar (5)

Tus seguidores pueden ser tus clientes. El encargado de la cuenta de un museo, puede darte las gracias por tu visita e invitarte a volver si te geolocalizas. Sería una ventaja para el local disponer de conexión wifi, pero cuidado, dice Orihuela que “somos como vampiros en busca de sangre y un museo con wifi, hace que tu móvil tenga más importancia que las propias obras”.

#viralizar (6)

“Hágame guapa” es lo que en palabras de Orihuela puede compararse con hacer la petición de “un viral”. Es difícil conseguirlo, pero con dinero e imaginación se logran muchas cosas. Ejemplo de ello, un anuncio publicitario en la Superbowl, para más de 100 millones de espectadores sólo en EEUU, con un hashtag puede ayudar bastante. De hecho, la final de 2012 se ha convertido en el evento deportivo más tuiteado de la historia, con 10 mil tuits cada segundo.

#contratar (7)

Encuentra ofertas de empleo o haz públicas las de tu negocio. Claro que existen mejores plataformas para hacer cualquiera de las dos cosas, sin embargo, pocas tan rápidas y casi ninguna que te permita hacerlo en tiempo real. Basta con hacer la búsqueda del hashtag #empleo para ver que se usa cada minuto.

#atender (8)

Sin horarios. “Poner un horario de atención al cliente en twitter no tiene sentido”. Según Orihuela, “hay que escuchar las 24 horas y procurar dar respuestas precisas e inmediatas”.

#innovar (9)

Sacar partido de las nuevas herramientas que aparecen cada día y contribuir a usos novedosos es más importante que fácil. Con esto no nos referimos sólo a la innovación tecnológica, sino también social.

#monitorizar (10)

Es primordial controlar la situación actualizada de tu cuenta en Twitter. Es la manera de conocer el eco real de nuestra actividad en términos de tráfico generado y existen herramientas gratuitas que nos facilitan datos, por fechas o medias, sobre seguidores, actividad o tendencias. Por ejemplo SocialBro o Pirendo.

Ésta es la lista de Twitter y Empresa en 10 hashtags para José Luis Orihuela. No es la lista definitiva. Pocas cosas lo son en Internet y si yo he  añadido un # más, tú también puedes hacerlo. Completa la lista y saca el máximo partido a Twitter.

En Twitter hay que estar

Emplea las redes de comunicación social para el funcionamiento y crecimiento de tu negocio

El Salón ‘Mi Empresa 2012’ ha estrenado este año la Sala TIC con un gran éxito de afluencia a sus conferencias. Ver la Sala llena en cada coloquio demuestra la importancia que las nuevas tecnologías han adquirido en la actividad empresarial.

Todo llega tan rápido y por tantos caminos diferentes que se puede ver la irrupción de la redes sociales en la empresa como un fenómeno pasajero. En torno a esta cuestión, comenzaba José Luis Orihuela su magister class en la sesión ‘TwitCampus’ de la primera jornada.

“Las redes sociales no son una moda, sí quizá las plataformas, las marcas. El fondo, gente utilizando tecnología para conversar, ha llegado para quedarse”

Para quedarse y ayudar a la empresa a nacer, mantenerse y crecer. Las redes sociales vienen a ser herramientas con funciones diferentes. No todas sirven para todo, usarlas a la ligera sería lo mismo que cavar con la carretilla y transportar la tierra en un rastrillo. Son muy útiles y en su mayor parte gratuitas, sin embargo:

“No hay excusas económicas para no estar en las redes… pero hay que tener en cuenta que no son mágicas, no resuelven problemas por sí solas, solo ayudan a ello”

Con estas premisas, Orihuela daba comienzo a su exposición, ‘Twitter y la empresa en 10 Hashtags’. Para empezar por el principio, añadiremos un # más. El simple hecho de estar presente, primer e indispensable paso para obtener las ventajas de Twitter. Además, nos servirá para conocer aspectos propios de Twitter en relación con otras plataformas.

#estar (0)

Nuestra cuenta de Twitter nos proporciona una identidad propia en la red. Una empresa puede tener un mal servicio y una cuenta ejemplar en Twitter. O la situación contraria, con un producto fabuloso en sus manos, hacer una promoción desastrosa en Twitter. Lo ideal, demostrar un buen servicio con una buena presencia.

Es importante definir con claridad la bio del perfil, 165 caracteres que nos diferencian del resto. En el mismo sentido, el buen funcionamiento de nuestra marca en Twitter nos llevará a estar incluidos en listas y esta presencia nos definirá tanto o más que nuestra propia descripción.

Twitter es una red asimétrica, cada cual sigue a otros en base a su propio interés, sin que este tenga porque ser recíproco. Según Orihuela, “el seguir porque tú me sigues, no tiene sentido” y aunque es importante obtener followers, el quid no está en la cifra, “la Influencia que otorgan los medidores a las distintas cuentas, corresponde a la calidad de las redes que las siguen, no al número de seguidores”.

¿Qué hay que hacer para alcanzar esa influencia? ¿Cómo hacer un uso productivo de Twitter? ¿Cuáles son los 10# que enumeró José Luis Orihuela? ¿Son muchas preguntas?

Todas las respuestas en el siguiente post, ‘Twitter y la empresa en 11#’

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