Cómo escribir una carta formal, comercial o empresarial

Cae en desuso por las nuevas tecnologías, creemos que en un sobre solo puede haber facturas y pensamos que Correos solo existe para ir a recoger paquetes. Sin embargo, una carta puede solucionarte la vida, o el negocio.

El fax adelantó por la derecha, se echó a dormir a la sombra como liebre frente a tortuga, y el e-mail se ha convertido en la forma favorita de comunicación. Ya hemos visto en este ciclo sobre la redacción y los principios lógicos  de escritura, cuál es la mejor manera de comunicarnos a través del correo electrónico o las diapositivas.

Asimismo se dan situaciones que precisan un recado físico de nuestras intenciones plasmadas en papel, el envío de una carta. Debemos aprovechar la concepción más personal de este tipo de comunicaciones.

Los buzones virtuales están saturados de información y miles de máquinas se encargan diariamente del envío de comunicaciones. Tu edad, situación, la participación en un concurso o el nivel de estudios puede ser suficiente para ser destinatario de esas cartas virtuales.

La persona que abre una carta con el remite manuscrito, sabe que habla con una persona y debemos considerar este hecho como una oportunidad y un valor añadido. Vamos a ver algunas claves y normas básicas para sacar el máximo partido a esta práctica.

El planteamiento

Si es relevante que una persona física sea el emisor, crucial se presenta el hecho de que también una persona es la receptora. Por ello, antes de comenzar a redactar, consideramos a quién nos dirigimos y elegimos el método de escritura adecuado.

Hay que entablar un diálogo imaginario y orientar nuestras palabras a las necesidades del lector. Tomando la perspectiva del lector, hemos de ser capaces de responder algunas cuestiones del escrito:

¿De qué se trata?    ¿En qué me afecta?    ¿Qué debo hacer al respecto?

Si nosotros mismos no podemos inferir del texto las respuestas, el lector tampoco podrá hacerlo. Si en este examen averiguamos cuál será la actitud del lector, podemos usar diferentes técnicas de escritura.

Método Deductivo

Lo elegimos si preveemos una actitud positiva, de agrado o interés objetivo del lector por el contenido.

Podemos comenzar haciendo referencia a la idea positiva o central del asunto para después pasar a los detalles. Para finalizar, es adecuado usar una frase relacionada con el inicio del mensaje o palabras que reflejen una idea positiva.

Método Inductivo

Podemos esperar una bienvenida menos afectuosa e interesada por parte del lector. En ese caso, diferenciamos la razón del descontento para plantear la estructura secuencial del mensaje.

Desagrado: Empezamos con un mensaje neutro, hablando de hechos y lo que se deduce de ellos, para exponer después la idea negativa (problema). Continuamos con un mensaje positivo (solución) y finalizamos con otra indicación neutra.

Desinterés: Intentamos comenzar con algo llamativo para explicar luego los argumentos relativos al tema central. Es importante acabar recordando de alguna manera la idea principal del escrito.

La Estructura

A parte de las secuencias intencionales vistas en el planteamiento, el contenido completo de la carta cumple una estructura ordenada que seguir.

Inicio

Fecha. Datar la carta es imprescindible. En la esquina superior derecha y con este estilo: Madrid, 20 de Junio de 2012.

No es adecuado decir En antes de la ciudad niaprecediendo a la fecha. Es mejor la minúscula para el mes, los números para el día y evitar los puntos en la cifra del año.

Encabezamiento. Dirigirse con respeto no es sinónimo de ampuloso tratamiento o uso de expresiones anticuadas. Mejor usar Estimado que otras como Muy señor mío para dirigirnos al lector.

Debemos saber quién es e indicarlo a continuación, ya sea una persona o un grupo, pero evitando las dobles formas que quedan ya en otro tiempo, ya sean del tipo Estimado/a o Sr/Sra.

Cuerpo

Basaremos el texto en construcciones sintácticas adecuadas, evitando los gerundios (Respondiendo) al inicio y las expresiones formales anticuadas como Para su conocimientooEl motivo de la presente.

Dependiendo del motivo y la respuesta esperada o deseada, usaremos el método deductivo o inductivo en cualquiera de sus variables.

Cierre

Hay que seguir los mismos preceptos que para el cuerpo, evitar formas como Esperando que, Sin otro particular o Quedo a su disposición. Además, es deseable acabar con un mensaje positivo y alentador, directo, sencillo y sin circunloquios.

Existen además fórmulas de cierre que demuestran interés y disposición sin caer en el uso de expresiones viejunas como las que hemos comentado. Nos sirven recursos como Cordialmente, Atentamente, Saludos cordiales, Con afecto, Un abrazo…

Firma. Esencial reflejar al final quién es el emisor de la carta. Incluiremos el nombre, el cargo si se trata de una misiva empresarial y la rúbrica.

Posdata. Una frase corta, de una línea como máximo, que queremos hacer constar al final. Se escribe precedida de la señal P.D. (Post Data) o P.S. (Post Scriptum) y puede ser muy útil:

– Para llamar la atención sobre algo mencionado en el texto.

– Para aportar algún dato nuevo a destacar por algún motivo.

Llamar la atención es muy importante en todos los escritos, pero más aun si se trata de una comunicación comercial o carta de ventas. Para ello, es muy recurrido el método AIDA, que vemos en el siguiente post de la serie sobre redacción y escritura.